神大寺北町自治会個人情報取扱い規程
＜目的＞
第1条 この取扱い規程は、神大寺北町自治会(以下「本会」という。)が保有する個人情報について適正な取扱いを確保することを目的として定める。
＜責務＞
第2条 本会は、個人情報の保護に関する法律(以下「法」という)等を遵守するとともに、自治会活動において個人情報の保護に努める。
＜周知＞
第3条 本会は、この規程を、総会資料または回覧により、少なくとも毎年1回は会員に周知する。
＜管理者＞
第4条 本会における個人情報の管理者は、会長とする。
＜取扱い者＞
第5条 本会における個人情報の取扱い者は、会長および会長が指定した会員とする。
＜秘密保持義務＞
第6条 個人情報の管理者,取扱い者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してならない。その職を退いた後も、同様とする。
＜個人情報の取得＞
第7条
- 本会は、会長が「神大寺北町自治会加入届」等を、会員または会員になろうとする者から受理することにより、個人情報を取得する。
- 要援護者の支援等のため、法に規定する障害や病歴などの要配慮個人情報を取得する際は、本人の同意を得て取得する。
- 本会が会員から取得する個人情報は、氏名(家族、同居人を含む)、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事由、緊急連絡先、その他連絡事項等で会員が同意する事項とする。
- 本会が配付する神大寺北町自治会名簿に記載する個人情報は、氏名、住所、電話番号等で会員が同意する事項とする。
＜利用＞
第8条 本会が保有する個人情報は、次の各号に掲げる活動等に際して利用する。
- 会費の請求、管理、その他文書の送付等
- 会員名簿の作成および会の区域図の作成
- 成人祝い、敬老祝い等の対象者の把握
- 災害等の緊急時における支援活動
- 災害時に備えた要援護者との日頃からの関係づくり
＜管理＞
第9条
- 個人情報は、会長または会長が指定する会員が保管するものとし、適正に管理する。
- 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄する。
＜提供＞
第 10 条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者(委託·共同利用の相手方を除く)に提供しない。
- 会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
- 国の機関もしくは、地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
＜第三者提供に係る記録の作成等＞
第11 条 取扱い者は、個人情報を第三者(県·市役所 区役所を除く)に提供したときは、法第25条に定める第三者提供に係る記録を作成し保存する。
＜第三者提供を受ける際の確認等＞
第12 条 取扱い者は、第三者(県,市役所区役所を除く)から個人情報の提供を受ける際しては。法 26 条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し保存する。
＜開示＞
第13条
- 会員は、第7条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について、個人情報管理者に対し開示を請求することができる。
- 個人情報管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったときは、法28条第2項に該当する場合を除き、本人に開示する。
＜個人情報の訂正等＞
第14条
- 会員は、第7条に基づき提供した会員本人の個人情報について、個人情報管理者に対し訂正等を求めることができる。
- 前項の請求があった場合、個人情報管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行う。ただし、各会員にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について連絡することをもってこれに替えることができるものとする。
＜漏えい発生時等の対応＞
第15条 取扱い者は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等の事案の発生またはその兆候を把握した場合は、管理者に連絡する。この場合において、管理者は、事実および原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行う。
＜開示請求およびド苦情相談窓口＞
第16条 本会における開示請求および苦情相談窓口は、会長が指定した会員とする。
＜附則＞
この規程は、令和3年9月1日から施行する。